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      展會期間舉辦會議和活動的原則

      時間:2020-11-14 19:30:36 瀏覽量:
        在展會期間舉辦各種會議和活動與展會之深圳會展搭建間應存在某種內在的聯系,不能脫離展會而存在,更不能為舉辦活動而舉辦活動。如果策劃不當,或者與展會毫不相干,那么,在展會期間舉辦各種會議和活動不僅不能促進展會順利成功,它反而會對展會產生這樣或那樣的不良干擾,這時,舉辦展會相關活動不但浪費人力財力,還成了“畫蛇添足”而多此一舉了。   經典案例SPO與行業會議相得益彰   在每年在德國慕尼黑舉辦的冬季和夏季體育用品博覽會(1SP0)期間,世界體育用品聯合會(SGI)都會聚集全世界的會員,在該博覽會的舉辦期間召開年會,這使得該博覽會成為世界體育用品行業巨頭聚會的大舞臺,展覽現場展品琳瑯滿目,引導世界潮流;與展會同期舉辦的有關會議現場智慧蕩漾,在世界上的影響十分深遠。ISPO也成為世界上規模最大和最具影響力的體育用品博覽會之一。   可見,對于那些以展會為依托的會議和活動的舉辦一定要符合展會的需要。一般的,在展會期間舉辦各種會議和活動要遵循以下基本原則:   1.主題與形式要符合展會的需要   會議和活動的策劃不能天馬行空,展商指南的布局謀篇要合乎領域習慣性和標準,要應用領域了解的語言,所涉及到的專業術語要標準,不可以主觀臆斷地應用一些領域較為生疏的詞句;內容編輯要合乎展商籌展的籌劃程序流程,不可以讓她們翻來翻去地尋找必須掌握的內容。   假如展覽會是國際性上海展覽設計性的展覽會,或是展覽會有向現代化方位發展趨勢的準備,那麼,展商指南的內容編輯和制做還要盡可能保證符合國家展商的必須,不但要有漢語的文字外也要有外語的文字。外語文字的展商指南,其漢語翻譯一定要精確,由于國外展商便是依據該指南來籌劃各類出展事項的;假如漢語翻譯不精確,可能給他產生巨大的麻煩。 漫無邊際,主題不能與展會毫不相干,形式不能脫離展會的實際,否則,會議和活動不但會與展會脫節,還會擾亂展會現場秩序,甚至還會給展會帶來安全隱患。   2.能進一步豐富和完善展會的基本功能   即使是在同一個展會里,不同的參展企業和觀眾對展會的功能的需求程度也會各不相同,有的可能對貿易功能的需求要強一些,有的可能不需要貿易功能而注重信息功能,一個展會有時難以同時兼顧貿易、展示、信息和發布這四項基本功能,這時,會議和活動就要能豐富和完善展會的一項或者幾項基本功能;另外,即使展會能同時提供這些功能,但往往有強有弱,這時,會議和活動就要能針對弱項而策劃,要進一步豐富和完善該功能。   3.有助于展會吸引更多的潛在企業參展和觀眾參觀   展會不能沒有一定數量的參展企業和觀眾,有一定數量和質量的企業參展是一個展會存在的基礎,而有一定數量和質量的觀眾參觀則是一個展會進一步發展的根本,展會期間舉辦會議和活動對一些企業參展或觀眾成都展位設計參觀形成一定的吸引力,能促進他們來參展和參觀。   4.有助于活躍展會現場氣氛但不影響企業展出和觀眾參觀   表演、比賽等活動往往能產生十分熱鬧的氣氛,能吸引大量的人群圍觀和參與,這對活躍展會現場氣氛有一定的幫助,但是,如果展會現場氣氛過分熱烈,到會的無效觀眾太多,就會對企業的展出效果產生不利影響,對觀眾參觀產生干擾。例如,活動現場噪音過大影響到企業談生意,圍觀的人群太多使觀眾進出展位發生困難等等。   5.會議和活動本身要能產生較好的效果   會議和活動本身要策劃得當,組織有力,秩序井然,是人們所喜聞樂見的,并能產生良好的效果。例如,專業研討會要能緊緊抓住行業的熱點和難點問題,群英聚集,智慧激蕩,要有助于拓寬視野,更新知識,開拓思路;表演要富有觀賞性等。如果會議和活動本身都不能產生較好的效果,則它們本身的存在就是一個問題,更不用說借助于它們來促進展會的進一步發展了。
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